为了开好新闻发布会，活动策划公司或者公关策划人员必须有一支精干的筹备队伍（一般由下属公1关人员组成），分工明确，配合密切，督促他们将筹备工作落实到实处。准备工作一定要细致。准备工作的内容包括：选择适当日期。不可与重大节假日同时进行。一周内周末与星期一举办新闻发布会都不太适宜。具体会议时间可安排在上午9时或下午3时左右。太早与太迟对记者都不太方便。
新闻发布会注意事项：
会议主持人应充分发挥其主持的作用会议主持人的言谈要庄重，有涵养，有幽歇感，能活跃会议气氛；尊重记者的提问；发言时切实把握主题范围；维持会议秩序，掌握会议时间；调合会场气氛等，主持人要特别掌握回答提问的“火候”，不能用任何动作、表情或语言阻止别人提问。遇到应保密的问题，应解释清楚原因；遇到回答不了的问题，应告诉记者怎样可获得团满的。企图蒙混过关或以“无可奉告”之词拒绝回答提问只会引起记者的不满与反感。
场地可以选择户外或者室内。在确定发布会场地时，需要综合考虑场地的档次标准、交通条件、人数规模、整体价格、场地排期等因素，挑选一个合适的场地。在布置发布会现场时，需要提前设计布置方案，合理规划发布会现场的各个区域，包括检票区、活动会场、互动展示区等。活动会场又分为席、嘉宾席、媒体记者席、普通观众席等。
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